SUN Assist

Kebijakan Privasi

Berlaku sejak 12 Agustus 2026

SUN Assist adalah aplikasi internal milik SUN Education Group yang dipakai karyawan untuk mencatat agenda melalui suara/teks dan membuat notulen rapat otomatis. Kebijakan ini menjelaskan data apa yang kami kumpulkan, untuk apa dipakai, dan bagaimana kamu mengendalikannya.

1. Data yang kami kumpulkan

• Identitas karyawan — nama, alamat email, dan pengenal akun yang dikirim oleh sistem masuk tunggal (SSO) SunSafe milik SUN Education Group saat kamu login.
• Data akun Google — alamat email akun Google yang kamu hubungkan, serta token akses/penyegar (refresh token) yang disimpan dalam bentuk terenkripsi agar aplikasi dapat bekerja tanpa memintamu login berulang kali.
• Data Google Calendar — acara pada kalender yang kamu pilih untuk ditampilkan: judul, waktu mulai/selesai, lokasi, deskripsi, status sibuk, dan nama kalender asalnya.
• Rekaman & hasil olahan rapat — berkas audio yang kamu rekam atau unggah, transkrip, ringkasan, keputusan, dan action item yang dihasilkan.
• Data Telegram (opsional) — pengenal obrolan (chat id) bila kamu menautkan bot Sena, supaya kami bisa mengirim balasan dan pengingat.
• Data teknis — catatan galat dan aktivitas seperlunya untuk menjaga layanan tetap berjalan.

2. Untuk apa data dipakai

• Menampilkan agendamu, mencari waktu kosong, dan memperingatkan jadwal yang bentrok.
• Membuat, menggeser, atau membatalkan acara di kalender utamamu — selalu setelah kamu menekan tombol konfirmasi.
• Mengubah rekaman rapat menjadi transkrip, ringkasan, keputusan, dan action item.
• Mengirim pengingat (digest pagi, pengingat sebelum acara, penagih action item) melalui web, notifikasi popup, atau bot Telegram.

Kami tidak memakai datamu untuk iklan, tidak menjualnya, dan tidak memakainya untuk melatih model kecerdasan buatan milik kami maupun pihak lain.

3. Penggunaan data Google API (Limited Use)

SUN Assist's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Artinya: data Google Calendar yang kami terima hanya dipakai untuk menyediakan fitur yang kamu lihat di aplikasi ini, tidak dipindahkan ke pihak lain kecuali untuk keperluan yang dijelaskan di bagian 4, dan tidak dibaca oleh manusia kecuali kamu memintanya secara tertulis untuk keperluan dukungan, atau bila diwajibkan hukum.

4. Pihak ketiga yang memproses data

Agar fitur suara dan notulen bekerja, sebagian isi dikirim ke penyedia layanan berikut sebagai pemroses data:

• Groq — mengubah rekaman suara menjadi teks (speech-to-text).
• Gateway AI internal SUN (9router) beserta model yang dipakainya — memahami kalimat perintahmu serta menyusun ringkasan dan action item dari transkrip.
• Telegram — hanya bila kamu menautkan bot Sena, untuk mengirim pesan kepadamu.

Isi kalender secara utuh tidak dikirim ke pihak ketiga mana pun; yang dikirim ke layanan AI hanya potongan yang diperlukan untuk menjawab permintaanmu (misalnya judul dan jam acara saat kamu bertanya soal jadwal).

5. Berapa lama data disimpan

• Audio rapat dihapus otomatis dari server segera setelah transkrip selesai dibuat.
• Transkrip, notulen, dan action item disimpan sampai kamu menghapus rapat tersebut dari aplikasi.
• Token akun Google dihapus permanen begitu kamu menekan "Putuskan koneksi", dan izinnya kami cabut ke Google.
• Acara kalender tidak kami simpan sebagai salinan permanen — dibaca langsung dari Google saat dibutuhkan dan hanya disimpan sementara (cache beberapa menit) agar aplikasi tidak lambat.

6. Keamanan

Seluruh lalu lintas memakai HTTPS. Token akun Google disimpan terenkripsi. Setiap halaman dan endpoint memeriksa kepemilikan, sehingga kamu hanya bisa membuka data milikmu sendiri. Akses ke server dibatasi pada tim IT SUN Education Group.

7. Kendali dan hakmu

• Memutus koneksi Google — buka "Akun kalender" di beranda, lalu pilih Putuskan koneksi. Bisa juga dicabut sendiri lewat Izin akun Google.
• Menghapus notulen — tombol hapus tersedia di setiap halaman detail rapat.
• Menghapus seluruh datamu — kirim permintaan ke itsupport@suneducationgroup.com; akan kami proses selambat-lambatnya 30 hari.

8. Anak-anak

SUN Assist hanya untuk karyawan SUN Education Group dan tidak ditujukan bagi anak di bawah 18 tahun.

9. Perubahan kebijakan

Bila kebijakan ini berubah, tanggal berlaku di atas akan diperbarui dan perubahan penting akan diberitahukan di dalam aplikasi.

10. Kontak

Pertanyaan atau permintaan terkait data: itsupport@suneducationgroup.com — SUN Education Group, Jakarta, Indonesia.